In sintesi
Per operare in EcoDesk al fine di vidimare direttamente i formulari è necessario prima registrarsi e completare la configurazione sul portale del servizio Vi.Vi.Fir. e successivamente quella di EcoDesk.
Qui di seguito sono indicati i passaggi da compiere sia sul portale Vi.Vi.Fir. che su EcoDesk.
Per avere informazioni di carattere generale sul servizio Vi.Vi.Fir e sui casi d'uso si rimanda alla pagina della guida
Vidimazione virtuale dei formulari (Vi.Vi.Fir.)
1 Profilo Impresa
1.1. Configurazione sul portale Vi.Vi.Fir. (registrazione, delega, creazione blocco e credenziali applicative)
La configurazione sul portale si fa preliminarmente; sono disponibili due ambienti:
uno per la produzione (https://vivifir.ecocamere.it) ed uno dimostrativo (https://demovivifir.ecocamere.it)
il secondo dei quali vale al solo scopo di fare delle simulazioni.
E' quindi possibile registrarsi sul portale Vi.Vi.Fir. di produzione o dimostrativo a seconda delle proprie
necessità. Da EcoDesk è possibile usare sia i servizi di produzione che dimostrativi ma evidentemente i
formulari digitali vidimati in relazione all'ambiente dimostrativo non sono utilizzabili per effettuare i
trasporti dei rifiuti.
Il rappresentante dell'impresa. Chi è e cosa fa
La prima registrazione deve essere effettuata da un rappresentante dell'impresa. Il sistema Vi.Vi.Fir.
verificherà, tramite interconnessione con il Registro imprese, che nella visura dell'impresa
la persona abbia poteri riconosciuti; non è indispensabile che sia il legale rappresentate.
Il rappresentante può abilitare altre persone ad operare per conto dell'impresa: mediante la funzione
"delega", può creare il "blocco" virtuale dal quale saranno emessi i formulari e può generare le credenziali
applicative da inserire nella configurazione di EcoDesk.
Chi è il delegato e cosa fa
Il delegato è una persona, anche esterna all'organizzazione, che il rappresentante ha abilitato ad operare per
conto dell'impresa e come lui può creare il "blocco" virtuale dal quale saranno emessi i formulari e può
generare le credenziali applicative da inserire nella configurazione di EcoDesk.
La generazione del "blocco"
Il "blocco virtuale di formulari" è
assimilabile ad un contenitore o una cartella ed è identificato da un codice alfabetico (al momento, 4
lettere). Ad un "blocco" è possibile attribuire un nome che lo descriva, utile per identificarlo più semplicemente.
Il rappresentante o la persona che ha delegato può creare un "blocco virtuale" di formulari.
Dentro questo "blocco" saranno generati i formulari vidimati virtualmente. Non ci sono limiti al numero di
formulari che si possono vidimare in un blocco; il "blocco" non ha una scadenza temporale.
Il "blocco" non è un formulario.
Il codice alfabetico del "blocco" deve essere inserito nella configurazione di EcoDesk.
La generazione delle credenziali applicative
Le credenziali applicative sono i codici che servono per identificare telematicamente il rappresentante o la
persona che ha delegato al fine di attivare l'interoperabilità con EcoDesk. Sono costituite da uno username (ClientId)
ed una password (ClientSecret) che viene visualizzata una sola volta e deve essere copiata; nel caso di smarrimento della
password, si devono creare nuove credenziali applicative (si deve usare la funzione "reset" nel portale). Le credenziali applicative hanno una validità
temporale di 1 anno: si raccomanda di prendere nota della data di scadenza visualizzata dal sistema.
Prima della scadenza, le credenziali applicative devono essere rinnovate nel portale Vi.Vi.Fir. e reinserite in EcoDesk. A questo riguardo, si legga il paragrafo 3. di questa pagina.
Se le credenziali applicative
non sono rinnovate, non sarà possibile generare formulari vidimati virtualmente tramite EcoDesk.
EcoDesk segnalerà con un avviso l'approssimarsi della scadenza delle credenziali applicative.
Questi codici e la data di scadenza devono essere inseriti nella configurazione di EcoDesk.
La configurazione sul portale Vi.Vi.Fir. deve essere completata con:
1.2. Configurazione di EcoDesk
Inserire le credenziali applicative
Gli utenti che sono amministratori in EcoDesk, tramite la funzione "Info contratto" possono selezionare il
pulsante "Credenziali applicative Vi.Vi.Fir." ed inserire le credenziali applicative e la data di scadenza
ottenute nel portale Vi.Vi.Vir.
Opzionalmente, è possibile aggiungere credenziali applicative relative all'area dimostrativa.
Inserire il codice identificativo del "blocco"
Gli utenti amministratori in EcoDesk o quelli abilitati, tramite la funzione "codifica aziendale", dopo avere
aperto il dettaglio dei dati di un'unità organizzativa, devono selezionare il codice del "blocco di
formulari" scegliendolo dall'elenco dei blocchi associati all'impresa. L'elenco proposto è in funzione dell'ambiente di produzione o dimostrativo.
Tutti i registri di un'unità organizzativa condivideranno il "blocco di formulari" della stessa.
1.3. Uso: vidimazione, compilazione e stampa
Al momento della compilazione di un formulario, si sceglie se si tratta di un formulario "classico" su carta
a ricalco oppure un "formulario Vi.Vi.Fir." con l'apposito pulsante di opzione. Nel caso di formulario Vi.Vi.Fir.
è possibile procedere con la generazione di un formulario vidimato virtualmente oppure selezionarlo fra
quelli già vidimati.
Le successive fasi di compilazione sono invariate rispetto a quanto si fa normalmente. Dopo aver salvato il
formulario non è possibile cambiarne il tipo. E' possibile stampare il formulario ed EcoDesk produrrà un file di tipo "PDF" coerentemente con la scelta fatta.
Come per i formulari in carta a ricalco, è possibile fare la Stampa di prova e la Stampa ufficiale: i due
pulsanti rendono esattamente lo stesso output con l'unica differenza che il flag "formulario stampato" viene impostato
solo dal pulsante "stampa ufficiale".
2. Profilo multiaziendale per consulenti, associazioni di categoria, gruppo di imprese
2.1. Configurazione sul portale Vi.Vi.Fir. (registrazione, delega, creazione blocco e credenziali applicative)
L'amministratore in EcoDesk può ricevere la delega da ciascuna delle imprese gestite come già indicato per il
"profilo imprese" al quale paragrafo si rimanda per conoscere i dettagli necessari (vedere il paragrafo 1.1)
al fine di individuare gli strumenti opportuni.
Il delegato accede al portale Vi.Vi.Fir. con le proprie credenziali (SPID, CNS o CIE) e genera le credenziali applicative
(ClientId e ClientSecret) da inserire in EcoDesk.
Nel caso in cui una o più imprese gestite non abbiano delegato
l'amministratore in EcoDesk, sarà la stessa impresa a generare le proprie credenziali applicative da inserire nella
configurazione di EcoDesk dopo aver fatto l'accesso con le user e password in EcoDesk. In presenza di questa situazione, la generazione e vidimazione dei formulari è a carico dell'impresa stessa. Eventualmente, l'amministratore potrà solo utilizzare
formulari già vidimati.
2.2. Configurazione di EcoDesk
Inserire le credenziali applicative
Gli utenti che sono amministratori in EcoDesk e sono stati delegati nel servizio Vi.Vi.Fir., tramite la
funzione "Info contratto" possono selezionare il pulsante "Credenziali applicative Vi.Vi.Fir." ed inserire le
credenziali applicative e la data di scadenza ottenute nel portale Vi.Vi.Vir.
Opzionalmente, è possibile aggiungere credenziali applicative relative all'area dimostrativa.
Inserire i codici identificativi dei "blocchi"
Gli utenti amministratori in EcoDesk o quelli abilitati, tramite la funzione "Codifica aziendale", associano i blocchi alle unità organizzative: dopo avere
aperto il dettaglio di un'unità organizzativa, devono selezionare il codice del "blocco di formulari" scegliendolo dall'elenco dei blocchi associati all'impresa.
Tutti i registri di un'unità organizzativa condivideranno il "blocco di formulari" della stessa.
2.3. Uso: vidimazione, compilazione e stampa
Le modalità d'uso in EcoDesk sono le medesime di quelle indicate al paragrafo 1.3.
3. Nota sul rinnovo delle credenziali applicative
Le credenziali applicative per l'interoperabilità con il sistema Vi.Vi.Fir scadono dopo un anno dalla loro creazione; prima di tale termine occorre procedere a generare nuove credenziali di interoperabilità (cioè ottenere una nuova coppia "Client Id" e "Client secret"), ovvero a resettare quelle in essere (cioè ottenere un nuovo "Client secret" mantenendo il precedente "Client Id"), tramite il portale Vi.Vi.Fir e aggiornarle nella configurazione di EcoDesk.
Alla scadenza della validità delle credenziali, non sarà possibile generare formulari Vi.Vi.Fir da EcoDesk fino al loro rinnovo.
Si fa presente che il reset delle credenziali invalida le precedenti e di conseguenza non sarà possibile generare formulari Vi.Vi.Fir da EcoDesk prima di averle aggiornate nella configurazione di EcoDesk.
In alternativa al reset, al fine di continuare a generare formulari Vi.Vi.Fir da EcoDesk senza interruzioni, è possibile generare nuove credenziali da sostituire nella configurazione di EcoDesk. Successivamente, le precedenti credenziali scadute si potranno rimuovere dal portale Vi.Vi.Fir.
Le deleghe, le configurazioni, i blocchi e i formulari già emessi sono mantenuti.